【縁の下の力持ちシリーズ第10弾】どんな時も頼りになる「ぐっさん」をつくる、仕事のスタンスとは？

現在の業務は大きく２つあります。

１つ目は、一般的な営業アシスタント業務です。お申込書や見積書の作成、データ集計など、営業さんからの単発依頼をアシスタントチーム内で協力して対応しています。

２つ目は、特定のお客様を専属アシスタントとして担当する個社業務です。現在は５社を担当しています。個社業務を中心にやりながら、状況に応じて一般的なアシスタント業務に入っていくようにしています。

営業第二部のアシスタントチームでは、「営業ファースト」を基本としています。１分１秒でも営業として時間を使ってもらえるよう、アシスタントは数多くの依頼をいかに滞りなく対応するかを意識してサポートしています。

個社業務では、ツールを作ったり資料を作成したりすることもありますが、提案内容そのものや、お客様に合わせたツールについてゼロから考えるという機会はあまりありません。だからこそ、そのような場面になった時に相談してもらえると嬉しいです！相談してもらえるのが当たり前ではないので。普段の依頼対応の積み重ねがあるからだと思うと嬉しいですし、「話してくれてありがとう」って気持ちになります。

私が営業をしていた頃とは環境が変わっていて、当時より難易度がだいぶ高いものを今の営業さんは求められていると思っています。なので、活かせていることがあるとしたら、営業の大変さを味わった経験ですかね。「内容が整理された依頼を毎回出すなんてできないし、相手にやってほしいことをわかりやすく伝えるのも難しいよね」とわかってあげることができます。

私は原稿担当として依頼を受ける側も経験しているので、どちらの事情もわかるのは大きいかなと思います。

「これをお願いしたいんだけど」って言われて、「わかりました。やりますね」で、どんどんやってきて。気づいたらいろんな業務を経験していました(笑)。

頼まれた時に自分でやれるか不安に思うことはあります。でも、「ここで自分がやらなければ誰がやるんだろう？」と思って、やってしまうんです。状況に応じて何でもやりますっていう姿勢でずっとやっています。

これ、回答にすごく悩む質問です。 ‥‥‥「新しいことが始まりますよ」「新しいことをお願いしたいです」と言われた時に、適応する力でしょうか。新しいことを覚えて、動いていくことは得意になってきたと思います。鍛えられました。

おかげで今は、新しい個社業務を任されてもどんどんやっていけます(笑)！

今は新しい商材やシステムが日々増えている状況で、自分もついていかないといけないと思っています。新しい知識を頭に入れて、新しいことができるようになる必要がある中で、今まで鍛えられてきた適応力がすごく活きていると思います。

「できない」というのが嫌いな人間ではあります。「今できること」しかできないままで終わりたくはありません。

営業さんがせっかく「こういうことをしたい」「こういう提案をお客様にしようと思っているんですけど」と相談しに来てくれたのに、「いや、ちょっとわかんないですね」や「できないです」って言いたくないんです。それを言ってしまったら次はないんじゃないかという焦燥感で動いているのかもしれません。ちゃんと、「やりましょう！」「大丈夫、できますよ」と言ってあげられるアシスタントでいたいという気持ちが原動力になっていると思います。

あまりカッコイイ話ではないんですが、Excelです。営業第二部のアシスタントになってくださいと言われた時点で、ExcelやPowerPointにほとんど馴染みがありませんでした。大学でも使う機会がなかったので。

「ツールを作るってどうやって？」「集計するってどうやって？」というレベルでした。でもアシスタントになった以上は、私がどんなに不安だろうと依頼はくるので、Udemyを受講したりして勉強しました。最も勉強になったのは、やはり１つ１つの依頼に対応することです。依頼や相談をもらう度に、使えそうな関数や書式を調べて覚えていきました。必要な時に、その時必要なことを身につけていくうち、割と不安なくいろいろとできるようになったと思います。

「ありがとう」「助かりました」と言われるのは間違いなく嬉しいです。でも、毎回反応を返してもらうのって難しいので、営業さんの助けになっていれば十分と思うようにしています。個人的な感覚ですが、「これ、やってあげたよ」という感じになるのは、アシスタントの仕事において結構怖いことだと思っています。

私の場合、依頼・相談ベースで考えるようにしています。「相談されたことをきちんと返してあげる」ことをどのレベルでクリアできたのか、です。「依頼に対応することで、営業さんが他の事に時間を使えた」「営業さんの手を止めさせることなく依頼を完了できた」「営業さんに言われる前に動き出せた」といった場合に達成感を得ています。

その先で、営業さんから大型の新規受注や、新しい商材の受注が決まったという話を聞けたら、嬉しいですね。そういう話を聞くことが、仕事のモチベーションになっているのかもしれません。直接は関係ないかもしれないけれど、自分の仕事もどこかでつながっているのかも、と思いながらやっています。

先ほどと被りますが、営業さんから相談を受けた際に、「できないです」「わかりません」は言わないことです。もし100％は期待に応えられないとしても、「こういう形でならお返しできます」「ここまでならできます」と何かしらは絶対に返すようにしています。

基本的には誰の事も少しずつ助けられるポジションでいたいと思っています。営業第二部のアシスタントチームは、私のように個社業務をやる人もいれば、原稿制作をメインで担当する人もいたりして、人によって役割がはっきり分かれているんです。なので、それぞれが自分の役割を持ちながらも、お互いの状況にアンテナを張ることは常に意識しています。

アシスタントチーム全体でも、「自分に関係のないことは起きないよ」「全部自分に関係ある事として、情報や状況をキャッチしていこうね」ということを普段から話しているんですよ。

現在、個社業務をはじめいろいろと任せてもらっていて、私個人としてはすごくありがたいことだと思っています。一方で、私だけができるとなると、全体のためにはならないとも思っています。私が対応できなくなると止まってしまうというのはリスクになるので。

自分にできることを増やしていく努力は続けていきながら、周りにも展開していきたいです。「営業第二部のアシスタントチーム全体を底上げしたい」というとおこがましいかもしれないけれど、みんなで一緒に成長していくために働きかけられるようになりたいと思っています。

実はそこは今の自分が苦手としている部分でもあって…。ついつい自分でやってしまいがちなんですが、チームでやっている以上は、私にできることをどんどんシェアしていきたいです。

私の場合、たまたまいろんなことに適応してきた結果、こうなったという感じなので、知識やスキルはみんなが同じように持っているべきだと思っています。

でも、みんなが同じことができる状態でも、自分の仕事のクオリティを高めたり、営業さんとのコミュニケーションを工夫したり、＋αでできることはあります。スキルは横並びでも個性を磨くと言いますか、「私を信頼してもらうためにさらに何ができるか」ということは突き詰めていきたいと考えています。

そうですね。依頼をもらった時に、依頼文の内容で終わらせるのではなく、＋αでできることもあるのではと考えるようにしています。例えば「依頼はこう書いてあるけど、営業さんが本当にやりたいことはこれなのかな」とか、「この前お客様との電話でこういう話をしていたけれど、その要素は盛り込まなくていいのかな？」などです。

営業さんが頼みたくても頼めていないことや、本当はやったほうがいいのに営業さんが忙しくて気づけていないこともあるかもしれません。せっかく営業さんと近い席で仕事をしているので、アンテナを張って、こちらから働きかけるようにしています。